El 1 de enero de 2023 supuso un antes y un después para las empresas europeas debido a la entrada en vigor de los estándares ESRS (European Sustainability Reporting Standards), un cambio significativo en el ámbito de la sostenibilidad empresarial. Esta normativa redefinió las obligaciones y estrategias corporativas y estableció nuevos criterios de transparencia y reporte. 

A día de hoy, los estándares ESRS están empezando a implantarse y se espera que desempeñen un papel clave en el ámbito de la sostenibilidad empresarial. Sin embargo, adaptarse a estos nuevos requisitos supone un reto para muchas organizaciones; se trata de un proceso exigente y complejo que genera incertidumbre y requiere una planificación cuidadosa. Esta guía tiene como objetivo servir como hoja de ruta para comprender qué son los ESRS, y la creación de informes de sostenibilidad, aunque solo como punto de partida y orientación inicial.

Preparación para el informe

Al tratarse de un proceso complejo y multifacético, es fundamental que a la elaboración del informe le preceda una preparación adecuada. Esta fase inicial es importantísima para abordar todos los aspectos del informe y recopilar datos precisos y pertinentes. 

Identificación de los stakeholders

El primer paso en la preparación de un informe de sostenibilidad es identificar a los stakeholders o partes interesadas. Esto incluye empleados, clientes, proveedores e inversores, entre otros. Es esencial tener en cuenta a estos grupos desde el principio para que el informe refleje sus intereses y preocupaciones.

Recopilación y organización de datos necesarios

Una vez identificados los stakeholders, el siguiente paso es recopilar y organizar los datos relevantes. Esto puede incluir información sobre:

• Consumo de recursos: Datos sobre el uso de agua, energía, materias primas y otros recursos naturales.
• Emisiones: Información sobre las emisiones de gases de efecto invernadero y otros contaminantes atmosféricos.
• Gestión de residuos: Datos sobre la generación, tratamiento y disposición de residuos, incluyendo reciclaje y reutilización.
• Condiciones laborales: Información sobre la seguridad y salud en el trabajo, igualdad de oportunidades, formación y desarrollo profesional de los empleados.
• Impacto en la comunidad: Datos sobre las contribuciones a la comunidad local, incluyendo inversiones sociales, proyectos comunitarios y programas de voluntariado.

Es fundamental que todos los datos sean exactos y actuales, y que estén verificados por fuentes confiables. Utilizar herramientas digitales y software especializado puede facilitar la recopilación y organización de esta información.

Selección de indicadores clave de rendimiento (KPIs)

Los KPIs son métricas específicas que se establecen como referencia para evaluar el desempeño de la organización en diferentes áreas de sostenibilidad. No se establecen de manera arbitraria, sino que responden a objetivos previamente definidos y a la necesidad de medir aspectos concretos de la actividad de la empresa. 

Elegir los KPIs adecuados ayuda a obtener una idea clara y estructurada del progreso de la empresa en sostenibilidad. Para ello, es fundamental que los KPIs sean adecuados para el sector y la actividad de la empresa, medibles para facilitar su seguimiento en el tiempo, y alineados con los estándares ESRS, lo que asegura el cumplimiento de las normativas vigentes y la coherencia en la presentación de la información.

Estructura del informe

Para que el informe de sostenibilidad sea claro y comprensible, es crucial que siga una estructura bien definida. 

Introducción y contexto del informe

En esta sección, se proporciona una visión general del propósito del informe y se contextualiza la información presentada. Es importante explicar por qué se elabora el informe y qué se espera lograr con él. También se debe incluir información sobre la empresa, su misión y visión, y cómo se relaciona con los objetivos de sostenibilidad.

Metodología utilizada para la recopilación de datos

Esta sección está dirigida a detallar las técnicas empleadas para recopilar los datos presentados. Esto puede incluir métodos de medición, fuentes de datos, procedimientos de verificación y cualquier herramienta o software utilizado. Explicar la metodología ayuda a garantizar la transparencia y credibilidad del informe.

Resultados y análisis de sostenibilidad

Esta sección presenta los resultados obtenidos y ofrece un análisis detallado de los datos. Se deben destacar los logros, identificar áreas de mejora y proporcionar una interpretación de los resultados en el contexto de los objetivos de sostenibilidad de la empresa. Es fundamental que esta sección sea clara y esté respaldada por datos precisos y actualizados.

Contenido del informe

El contenido del informe de sostenibilidad debe abarcar todas las áreas clave de actividad de la empresa. Esta sección detalla los componentes esenciales que deben incluirse para proporcionar una visión completa y transparente del desempeño en sostenibilidad.

Impacto ambiental

• Consumo de recursos naturales: Describir y analizar el uso que se hace de recursos como agua, energía y materias primas, e incluir medidas adoptadas para mejorar la eficiencia en dicho uso.
• Emisiones de gases de efecto invernadero: Informar sobre las emisiones de gases de efecto invernadero y otras sustancias contaminantes. Detallar las estrategias implementadas para reducir estas emisiones y los resultados obtenidos.
• Gestión de residuos: Proporcionar información sobre la generación, tratamiento y disposición de residuos. Destacar las prácticas de reciclaje y reutilización, así como cualquier iniciativa para reducir la cantidad de residuos generados.

Impacto social

• Condiciones laborales y derechos humanos: Describir las políticas y prácticas relacionadas con la seguridad y salud en el trabajo, igualdad de oportunidades y respeto a los derechos humanos. Incluir estadísticas y ejemplos de iniciativas llevadas a cabo.
• Impacto en la comunidad: Proporcionar datos sobre las contribuciones de la empresa a la comunidad local, tales como inversiones sociales, proyectos comunitarios y programas de voluntariado. Destacar los beneficios tangibles que han generado estas acciones.

Impacto económico

• Creación de valor económico: Informar sobre los resultados financieros de la empresa, incluyendo ingresos, beneficios y contribuciones fiscales. Explicar cómo contribuyen estas actividades al desarrollo económico sostenible.
• Gestión de riesgos financieros: Describir las políticas y prácticas implementadas para identificar, evaluar y gestionar los riesgos financieros. Incluir ejemplos de estrategias exitosas y los resultados obtenidos.

Determinar las áreas clave del informe

Una de las dificultades a la hora de determinar las áreas clave para el informe de sostenibilidad es que cubran todos los aspectos relevantes y de interés para las partes interesadas. Este proceso es fundamental para que el informe sea exhaustivo y responda a las expectativas de los stakeholders. A continuación, se describen los pasos esenciales para identificar estas áreas:

Regulaciones y estándares

Una de las fuentes de consulta son las regulaciones y estándares aplicables, como los ESRS (European Sustainability Reporting Standards), para asegurarse de que se cumplan todas las directrices y requisitos legales. Estos estándares proporcionan una base sólida para identificar las áreas más relevantes de sostenibilidad que deben ser reportadas.

Una de las fuentes de consulta son las regulaciones y estándares aplicables, como los ESRS (European Sustainability Reporting Standards) y el Reglamento Delegado (UE) 2023/2772, para asegurarse de que se cumplan todas las directrices y requisitos legales. Estos estándares proporcionan una base sólida para identificar las áreas más relevantes de sostenibilidad que deben ser reportadas.

Consulta a los stakeholders

Involucrar a los stakeholders o partes interesadas (empleados, clientes, proveedores, inversores y la comunidad local) es una forma de garantizar que el informe de sostenibilidad refleje sus intereses y preocupaciones. Realizar consultas y encuestas para comprender sus expectativas y preocupaciones nos ayudará a identificar las áreas que son más importantes para ellos y asegurar que el informe sea representativo y responda a sus intereses.

Análisis de materialidad

El análisis de materialidad es esencial para identificar y priorizar los temas de sostenibilidad que tienen mayor impacto en la empresa y en sus stakeholders. En este contexto, es crucial aplicar el concepto de doble materialidad, que incluye:

• Materialidad financiera: Es necesario analizar cómo afectan a la situación financiera de la empresa los aspectos de sostenibilidad (impacto en los ingresos, costes y riesgos financieros).
• Materialidad de impacto: Es importante examinar cómo impactan en el medioambiente, la sociedad y la economía las actividades de la empresa. 

Objetivos y estrategias de la empresa

Al elaborar el informe es fundamental tener en cuenta los objetivos y estrategias de la empresa en materia de sostenibilidad. Alinear el informe con las metas de sostenibilidad a largo plazo y los compromisos públicos de la empresa permite cumplir con la expectativas externas y garantizar que el informe refleje las prioridades y la visión estratégica de la empresa.

Redacción y presentación del informe

Una vez recopilados y organizados todos los datos, comienza el proceso de redactar y presentar el informe de una manera clara y efectiva. A continuación, las mejores prácticas para asegurar que el informe sea comprensible y convincente.

Uso de lenguaje claro y accesible

¿Qué es «lenguaje claro y accesible»? Es aquel lenguaje que puede ser entendido por todos los stakeholders, independientemente de su nivel de conocimiento técnico. Para lograrlo, es esencial evitar el uso de jerga excesiva y términos demasiado técnicos. En su lugar, optar por explicaciones claras y directas que faciliten la comprensión de la información presentada.

Incorporación de gráficos y tablas para visualización de datos

Los gráficos y las tablas son herramientas que ayudan a visualizar datos y a hacer que la información sea más comprensible: gráficos de barras, gráficos circulares y tablas comparativas para resaltar los resultados clave y las tendencias importantes. Es importante que todos los gráficos y tablas estén correctamente etiquetados y sean fáciles de interpretar.

Revisión y validación del contenido

Es importante realizar una revisión exhaustiva y una validación del contenido antes de publicar el informe. Esto incluye verificar la precisión de los datos, asegurarse de que el informe cumpla con los estándares y regulaciones aplicables, y realizar una revisión lingüística para corregir cualquier error gramatical o tipográfico. Será necesario contar con diferentes departamentos y con expertos externos para obtener una validación completa.

Publicación y comunicación

Una vez realizado el informe, es importante planificar cuidadosamente su publicación y comunicación para que llegue a todos los stakeholders y tenga el mayor alcance posible. A continuación, se describen los aspectos clave para una difusión efectiva:

Canales de difusión del informe

Seleccionar los canales adecuados para la difusión del informe es esencial para llegar a una audiencia amplia y diversa. Estos canales pueden incluir:

• Página web de la empresa: Publicar el informe en una sección dedicada a la sostenibilidad en el sitio web oficial.
• Redes sociales: Utilizar plataformas como LinkedIn y Twitter para compartir el informe y destacar los puntos clave.
• Correo electrónico: Enviar el informe a los stakeholders a través de campañas de correo electrónico personalizadas.
• Medios de comunicación: Colaborar con medios de comunicación para lograr una cobertura amplia.
• Eventos y presentaciones: Organizar eventos, webinars o presentaciones para discutir los hallazgos del informe con los stakeholders.

Comunicación con los stakeholders

Mantener una comunicación abierta y continua con los stakeholders ayuda a que el informe sea bien recibido y comprendido. Esto incluye:

• Transparencia: Proporcionar información clara y honesta sobre los resultados del informe y sobre la manera de obtener los datos.
• Diálogo: Fomentar el diálogo y el feedback de los stakeholders a través de encuestas, reuniones y foros de debate.
• Actualizaciones regulares: Informar a los stakeholders sobre el progreso y las acciones realizadas en respuesta a los resultados del informe.

Respuesta al feedback y mejora continua

El feedback de los stakeholders es muy valioso para mejorar la calidad de informes futuros y las prácticas de sostenibilidad de la empresa. Este proceso incluye:

• Recopilación de feedback: Establecer mecanismos para recoger comentarios y sugerencias de los stakeholders.
• Análisis de feedback: Evaluar el feedback recibido para identificar áreas de mejora y oportunidades de desarrollo.
• Implementación de mejoras: Aplicar los cambios necesarios basados en el feedback y mantener a los stakeholders informados sobre las acciones tomadas.
• Evaluación continua: Realizar revisiones periódicas del informe y las prácticas de sostenibilidad para asegurar una mejora continua y adaptación a nuevas normativas y expectativas.

Recursos y herramientas útiles

Disponer de los recursos y herramientas adecuados es la mejor forma de hacer que el proceso de elaboración del informe de sostenibilidad sea eficiente y preciso. Te contamos algunas de las opciones más útiles:

Plantillas y herramientas digitales para la elaboración de informes

Utilizar plantillas y herramientas digitales puede facilitar enormemente el proceso de creación del informe. Algunas opciones recomendadas incluyen:

• Plantillas de informes: Existen numerosas plantillas pre-diseñadas que pueden ayudar a estructurar el informe de manera coherente y profesional. Estas plantillas suelen incluir secciones predeterminadas como introducción, metodología, resultados, y conclusiones, lo que facilita la organización del contenido.
• Herramientas de gestión de datos: Software como Excel, Google Sheets, y herramientas específicas de gestión de datos de sostenibilidad pueden ayudar a recopilar, organizar y analizar la información de manera eficiente.
• Plataformas de informes en línea: Existen plataformas especializadas que permiten crear, editar y publicar informes de sostenibilidad de forma colaborativa, lo que puede ser útil para equipos grandes.

Beneficios de utilizar software especializado en sostenibilidad

El uso de software especializado en sostenibilidad ofrece ventajas que pueden mejorar tanto la calidad del informe como la eficiencia del proceso de elaboración:

• Automatización de procesos: Estos programas pueden automatizar la recopilación y el análisis de datos, lo que reduce el tiempo y el esfuerzo necesarios para realizar estas tareas manualmente.
• Precisión y coherencia: El software especializado aporta precisión y coherencia a los datos a lo largo del informe, lo que aumenta la credibilidad y la fiabilidad de la información presentada.
• Cumplimiento normativo: Muchos programas están diseñados para cumplir con los estándares y regulaciones específicas, lo que facilita la elaboración de informes conformes con las normativas vigentes.
• Trazabilidad de datos: Permiten un seguimiento detallado de la información, asegurando la transparencia en todo el proceso de reporte.
• Adaptabilidad a cambios normativos: Facilitan la actualización de los informes según las nuevas regulaciones sin necesidad de realizar modificaciones manuales complejas.
• Visualización de datos: Estas herramientas suelen incluir funciones avanzadas de visualización de datos, permitiendo crear gráficos y tablas atractivos y fáciles de interpretar.
• Generación de informes personalizados: Ofrecen flexibilidad para adaptar los reportes a las necesidades específicas de cada empresa o grupo de interés.
• Colaboración: Facilitan el trabajo en equipo, permitiendo que múltiples usuarios trabajen en el informe simultáneamente y realicen revisiones y aportaciones en tiempo real.
• Integración con otros sistemas: Posibilitan la conexión con plataformas de gestión empresarial, agilizando la recopilación de datos desde distintas áreas.

Por lo tanto, contar con un software de sostenibilidad adecuado es un paso clave para conseguir una gestión eficiente de los informes y prácticas de sostenibilidad de la empresa. Este tipo de software no solo facilita la recopilación y el análisis de datos, sino que también asegura la precisión, coherencia y cumplimiento normativo necesarios para crear informes que reflejen fielmente el desempeño de la empresa en materia de sostenibilidad.

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